시간 관리를 잘하는 방법 노하우 20가지

우리 모두는 하루에 24시간을 가집니다. 하지만, 왜 어떤 사람들은 하루의 매 순간 가장 많은 시간을 할애할 수 있는 것처럼 보일까요? 믿거나 말거나, 그들은 시간을 늦출 힘이 없습니다. 하지만, 그들은 시간을 적절하게 관리하는 방법을 알고 있습니다. 

시간 관리의 달인이 될 수 있는 방법도 알고 싶으신가요? 이 20가지 매우 강력한 시간 관리 팁을 사용하여 시작하세요.

 

1. 시간이 어디에 쓰이는지 검사를 합니다. 

 

시간 관리에 관한 한, 여러분이 해야 할 첫 번째 단계는 여러분의 시간이 실제로 어디로 가는지 알아내는 것입니다. 여러분은 이메일에 30분만 보낸다고 생각할지도 모르지만, 실제로는 하루 중 한 시간을 다 먹는 것이 과제입니다. 

시간을 추적하는 가장 쉬운 방법은 RescueTime, Toggl 또는 내 앱 캘린더와 같은 앱을 다운로드하여 일주일 동안 수행한 모든 작업을 추적하는 것입니다. 그런 다음 보고서에 액세스하여 시간을 빼앗는 것이 무엇인지 확인할 수 있습니다. 이 정보를 사용하여 적절하게 조정할 수 있습니다. 

 

2. 각 작업에 대한 시간 제한을 설정합니다. 

 

저는 각각의 일에 시간 제한을 두는 것이 제가 산만해지거나 미루는 것을 막는다는 것을 발견했습니다. 예를 들어, 만약 제가 블로그에 글을 쓰고 싶다면, 저는 2시간을 스스로에게 줍니다. 그래서 오전 8시에 시작하면 오전 10시까지 작성하려고 노력합니다. 

어떻게 보면 게임이 되는 거죠. 

작업과 활동 사이에 버퍼를 두기 때문에 제 시간에 작업을 완료하지 못하면 다른 작업에 예약된 시간을 들이지 않고도 작업을 할 수 있습니다. 

 

3. 할 일 목록을 사용하되, 업무를 포기하지는 마세요. 

 

"모든 목표와 프로젝트는 목표를 달성하거나 프로젝트를 완료하기 위해 달성해야 하는 작은 부분으로 구성됩니다. 각 목표와 프로젝트에 대해 수행할 작업 목록을 작성하고, 달성해야 할 측정 가능한 모든 단계를 나열합니다."라고 William Lippovsky가 제안합니다. 

"당신을 집중시키는 것 말고, 이것은 또한 여러분이 이미 성취한 것과 남아 있는 것을 볼 수 있기 때문에 여러분에게 동기부여를 해줍니다." 

동시에 작업을 완료하지 못할 수 있는 중단이 발생합니다. 윌리엄은 "이러한 일들을 할 수 있게 되면 항상 돌아와 완수해야 한다"고 조언합니다. 이를 위해서는 특정 시간에 작업 중인 태스크 수에 대한 제한을 설정해야 할 수 있습니다." 

 

4. 미리 계획을 세워요. 

 

여러분이 할 수 있는 최악의 일 중 하나는 그날의 계획 없이 일어나는 것입니다. 해야 할 일에 집중하기보다는 목적 없이 방황하며 더 사소한 일을 처리합니다. 

따라서 이러한 옵션 중 하나를 사용하여 항상 미리 계획을 세워야 합니다. 

전날 밤에요. 퇴근하기 전에 마지막 15분 동안 사무실을 정리하고 내일의 가장 중요한 항목 목록을 작성하세요. 
아침에 제일 먼저요. 아침 일과를 하는 동안, 오늘 해결해야 할 가장 긴급하고 중요한 3-4가지 사항을 기록하고 가장 생산적일 때 그 문제를 해결합니다. 

 

5. MITs(most important tasks)에 아침 시간을 보내세요. 

 

마크 트웨인은 이렇게 말한 적이 있습니다. "개구리를 먹는 것이 여러분의 일이라면 아침에 제일 먼저 하는 것이 가장 좋습니다. 그리고 개구리 두 마리를 먹는 것이 당신 일이라면 제일 큰 개구리를 먼저 먹는 것이 가장 좋습니다." 

역겨워요? 물론이죠. 하지만, 트웨인은 여러분이 아침에 가장 크고 가장 도전적인 일을 해야 한다고 말했는데, 이것은 여러분의 가장 중요한 업무라고 불립니다. 

이것이 효과적인 시간 관리 요령인 두 가지 이유가 있습니다. 우선, 여러분은 보통 AM에서 가장 많은 양의 에너지를 가지고 있습니다. 따라서 이러한 작업은 지치지 않을 때 처리하는 것이 좋습니다. 또한, 여러분은 그 성취감을 하루의 남은 시간을 헤쳐 나가는데 사용할 수 있습니다. 

 

6. 위임/아웃소스를 배웁니다. 

 

위임과 아웃소싱은 좀 까다로워질 수 있습니다. 어떤 사람들에게는 다른 사람이 하던 일을 하게 하는 것이 어렵습니다. 다른 사람들에게는, 그들은 특정한 임무를 완수하도록 다른 사람을 훈련시킬 시간이 없습니다. 

중요한 것은, 위임이나 아웃소싱은 작업량을 줄여주기 때문에 실시간 시간 절약이 된다는 것입니다. 즉, 더 중요한 작업에 더 많은 시간을 투자하거나 더 적은 작업을 할 수 있다는 뜻입니다. 자격을 갖춘 팀원에게 책임을 떠넘기거나 경험이 풍부한 프리랜서를 고용합니다. 또한 사내 교육을 실시하기로 결정한다면 초기 투자는 결국 가치가 있을 것입니다.

 

7. 절반의 일을 없애세요. 

 

제임스 클리어씨는 "지속적인 산만함의 시대에는 우리가 해야 할 일과 사회가 우리에게 퍼부어야 할 일로 우리의 관심을 분열시키는 것은 어리석게도 쉬운 일입니다"라고 썼다. 

"일반적으로 우리는 메시지, 전자 메일 및 작업관리 목록의 요구 사항을 균형 있게 조정하면서 무언가를 달성하려고 합니다. 당면한 과제에 온전히 몰두하고 있는 것은 드문 일입니다." 

Clear는 이 작업을 "반쪽 작업"이라고 불렀으며, 여기에 몇 가지 예가 있습니다. 

보고서를 쓰고 계시지만, 아무 이유 없이 무작위로 정지해 휴대폰을 확인하세요. 
여러분은 새로운 운동 루틴을 시도하지만, 온라인에서 그것에 대해 읽었기 때문에 이틀 후에 새로운 프로그램으로 전환합니다. 
전화 통화를 하는 동안, 여러분의 마음은 이메일 받은 편지함으로 향합니다. 
"어디서 어떻게 절반의 일의 함정에 빠지든 결과는 항상 같습니다. 당면한 일에 완전히 관여하지 않고 장기간 작업에 전념하는 경우가 거의 없으며, 절반의 성과를 달성하는 데 두 배의 시간이 걸립니다."라고 클리어 씨는 덧붙입니다. 

Clear는 "한 프로젝트에 집중하고 다른 모든 것을 제거할 수 있는 중요한 시간을" 차단하는 것이 절반의 작업을 극복하는 최선의 방법이라는 것을 발견했습니다. 예를 들어, 그는 운동 하나를 선택하고 운동하는 동안에만 집중할 것입니다. 그는 또한 중요한 프로젝트에 몇 시간을 할애할 것이지만, 전화기는 다른 방에 두고 갈 것입니다. 

"이렇게 산만함을 완전히 제거하는 것이 제가 아는 유일한 방법이며, 심층적이고 집중적인 작업에 들어가 여러분이 반쪽짜리 작업을 하는 단편적인 세션을 피할 수 있습니다." 

 

8. 스케줄을 변경합니다. 

 

만약 여러분이 이 기사를 읽고 있다면, 그것은 분명히 여러분이 유용한 시간 관리를 발견하기를 원하기 때문이고, 저는 여러분을 도와드릴 수 있어서 매우 기쁩니다. 그러나 시간 관리에 어려움을 겪고 있는 경우, 해결 방법은 스케줄을 변경하는 것만큼 간단할 수 있습니다. 

 

예를 들어, 아침 6시 30분까지 자는 대신에, 한 시간 일찍 일어나세요. 개인적으로, 저는 5시 15분이 하루 중 가장 생산적인 시간이 될 것이라고 생각합니다. 왜냐하면 그것은 저에게 운동할 시간을 주고, 제 하루를 계획할 시간을 주고, 이메일을 통해 심지어 방해받지 않고 부수적인 프로젝트를 할 시간을 주기 때문입니다. 

또한, 주말에 일찍 일어나는 것을 고려해보세요. 그리고 여러분이 보는 TV의 양을 줄일 수도 있습니다. 

 

9. 태스크와 미팅 사이에 버퍼 시간을 남겨둡니다.

 

한 업무나 모임에서 다음 업무로 바로 뛰어드는 것은 시간을 잘 활용하는 것처럼 보일 수 있지만, 실제로는 그 반대의 효과가 있습니다. 우리는 산책을 하거나 명상을 하거나 공상에 잠김으로써 마음을 가다듬고 재충전할 시간이 필요합니다. 결국, 인간의 뇌는 한번에 약 90분 동안만 집중할 수 있습니다. 

그 휴식 없이는 집중력과 의욕을 유지하는 것이 더 어렵습니다. 버퍼 시간을 예약하면 다음 회의에 늦지 않을 수도 있습니다. 업무와 회의 사이에 25분이라는 시간이 이상적인 완충 시간이라는 것을 알 수 있습니다. 

 

10. 정리해서 싱글태스킹하세요. 

 

평균적인 미국인들은 매년 2.5일을 잘못 배치된 물건들을 찾는데 보냅니다. 그 결과, 우리는 이 품목들을 교체하는데 연간 27억 달러 이상을 지출하고 있습니다. 시간과 돈을 낭비하지 말고, 정리하세요. 

모든 것을 위한 집을 갖는 것부터 시작해서 물건이 원래 있던 곳에 다시 놓이도록 하세요. 업무 공간을 정리하고 문서 관리 시스템을 만듭니다. 

그리고, 싱글 태스킹을 시작합니다. 대부분의 사람들은 멀티태스킹을 아이템을 잘못 도배한 주범으로 꼽습니다. 

 

11. 80-20의 규칙을 따릅니다. 

 

"80-20 규칙으로도 알려진 파레토 원칙은 80%의 결과가 20%의 노력에서 나온다는 것을 암시합니다. 이는 일반적으로 매출의 80%가 고객의 20%에서 발생하기 때문에 판매에서 일반적으로 사용됩니다."라고 Renzo Costarella는 이전 달력 게시물에 기록하고 있습니다. 

"시간을 어떻게 관리해야 하는지에 관한 한 이 원칙도 적용될 수 있습니다. 결과의 80%는 행동의 20%에서 나옵니다." 

렌조는 "매일 스케줄이나 할 일 목록"을 보는 것으로 시작할 것을 제안합니다. 단순성을 위해 달성해야 할 5가지 작업을 줄여 봅니다. 이 원칙을 사용하면 목록에 있는 대부분의 항목을 제거할 수 있습니다. 처음에는 부자연스럽게 느껴질 수 있지만, 초과 근무는 가장 중요한 작업에 대한 노력을 확장할 수 있는 조건입니다." 

 

12. 온라인 달력을 사용합니다.

 

달력은 오랫동안 시간 관리를 위한 기본 도구입니다. 그러나 온라인 달력은 이를 한 단계 끌어올렸습니다. 그 이유는 여러 장치에서 액세스하고, 회의와 약속을 쉽게 예약하고, 주의사항을 설정하고, 시간 블록을 만들고, 반복 이벤트를 예약할 수 있기 때문입니다. 

개인적으로는 구글 캘린더를 사용합니다. 최고인 것 같아요. 하지만 Outlook과 Apple Calendar도 잘 작동합니다. 

 

13. 완벽해지지 마세요. 

 

완벽주의자라면, 어떤 것도 충분하지 않을 거예요. 그것은 여러분이 계속해서 같은 작업으로 되돌아간다는 것을 의미합니다. 그 결과로 당신의 하루가 얼마나 생산적일 것이라고 생각하나요? 

그러니, 완벽해지지 마세요. 존재하지 않습니다. 최선을 다해서 앞으로 나아가세요. 

 

14. "아니오"라고만 말하세요. 

 

당신이 아무도 화나게 하고 싶지 않다는 걸 알아요. 하지만 당신은 그렇게 많은 것을 다룰 수 있을 뿐입니다. 만약 여러분이 이미 만석을 가지고 있다면, 여러분이 시간이 날 때까지 저녁 초대를 거절하거나 프로젝트에 동료들을 돕는 것을 거절하세요. 

 

15. 키스톤 습관을 주입합니다. 

 

"습관의 힘"의 저자 찰스 듀히그는 "키스톤 습관"이라는 용어를 만들었습니다. 하지만, 그들은 무엇일까요? 간단히 말해서, 그것들은 운동, 여러분이 먹는 것을 추적하고, 일상 생활을 발전시키고 명상하는 것과 같이 여러분의 삶을 변화시킬 수 있는 습관입니다. 

이러한 습관은 나쁜 습관을 대신하고 다른 좋은 습관을 요구합니다. 결과적으로, 여러분은 더 건강하고, 더 집중적이고, 여러분의 시간을 관리하는 데 더 적합하게 될 것입니다. 

 

16. 기다리면서 시간을 낭비하지 마세요. 

 

솔직하게 말씀드릴게요. 기다리는 걸 참을 수가 없어요. 제가 조급해서 그런 게 아닙니다. 지금은 다른 곳에서 보내는 것이 더 좋을 수 있다는 것을 알고 있습니다. 

하지만, 이번에는 낭비하지 않고, 최대한 활용할 수 있는 방법을 찾았습니다. 예를 들어, 대기실에 앉아 있는 동안 영감을 주는 책을 읽거나, 팟캐스트를 듣거나, 다가올 블로그 포스트의 청사진을 그릴 것입니다. 

 

17. 텔레콤무트요. 

 

미국인의 평균 통근시간은 26분이 넘는다는 사실을 알고 계셨나요? 설상가상으로, 매일 통근하는 시간이 길어지고 있습니다. 여기에 준비하는 데 걸리는 시간을 추가하면 출퇴근 시간이 얼마나 낭비되는지 쉽게 알 수 있습니다. 

모든 직업에 대해 가능하지는 않지만, 일주일에 두 번이라도 재택근무를 하면 결국 일주일에 몇 시간을 절약할 수 있습니다. 

 

18. 영감을 찾습니다. 

 

끌 때, 저는 TED 토크나 전기와 같은 영감을 주는 자료들을 사용합니다. 그 불을 재점화해서 의욕을 돋우고 다시 정상 궤도에 오를 수 있는 간단한 방법입니다. 

 

19. 유사한 작업을 함께 배치합니다. 

 

관련 작업이 있을 때는 함께 배치합니다. 예를 들어, 하루 종일 전자 메일과 전화에 응답하지 않습니다. 이 작업을 처리할 특정 시간을 예약합니다. 

그 이유는요? 다른 업무는 다른 유형의 사고를 요구합니다. 관련 작업을 함께 묶음으로써, 여러분의 뇌는 기어를 바꾸지 않습니다. 즉, 여러분이 방향을 바꾸는 시간을 단축한다는 것을 의미합니다. 

 

20. 적게 하세요. 

 

이것은 레오 바바우타의 전술입니다. 그는 Zen Fatters라는 블로그를 시작했는데, 그것은 분명히 꼭 읽어야 할 책입니다. 그렇다면, 레오는 적게 하는 것에 대해 무엇을 말해야 할까요? 

적게 하는 것이 " 적게 하는 것이 더 많다"는 것을 의미하지는 않습니다. 그것은 "적은 것이 더 낫다"라는 의미입니다. 이것은 속도를 늦추고, 무엇을 해야 하는지를 알고, 오직 그것에만 집중함으로써 이루어집니다. 일단 그렇게 하면, 모든 액션을 세어 보세요. 따라서 단순한 사료 대신 더 많은 가치를 창출할 수 있습니다.